Vähemmän manuaalista työtä, nopeampi tiedonkulku ja enemmän aikaa tärkeisiin tehtäviin. Rakennamme automaatioita, jotka hoitavat toistuvat työvaiheet puolestasi ja hyödyntävät tekoälyä silloin, kun siitä on hyötyä.
Miten automaatioita hyödynnetään?
Moni yllättyy siitä, kuinka suuri osa toimistotyöstä koostuu tiedon etsimisestä, siirtämisestä, käsittelystä ja raportoinnista.
Tarjoukset ja asiakasdata
Moni myynnin ja asiakastyön vaihe sisältää tiedon etsimistä, kokoamista ja analysointia. Automaatio voi nopeuttaa näitä työvaiheita merkittävästi.
+
Tarjouspyyntöjen analysointi
+
Tarjousten valmistelu
+
Asiakasdatan analysointi
+
Raportointi ja seuranta
Dokumentit ja raportit
Yrityksissä tietoa löytyy usein useista järjestelmistä, dokumenteista ja raporteista. Automaatio auttaa löytämään olennaisen nopeammin.
+
Raporttien koostaminen useista järjestelmistä
+
Dokumenttien ja sopimusten analysointi
+
Teknisten aineistojen rikastus
+
Asiakaspalautteiden luokittelu
Markkinointi ja päätöksenteko
Tekoälyä voidaan hyödyntää myös tiedon tulkinnassa ja sisällön käsittelyssä. Näin aikaa jää enemmän kehittämiseen ja päätöksentekoon.
+
Markkinoinnin työnkulut
+
Sisällöntuotannon automatisointi ja SEO
+
Johdon kuukausiraportit
+
Kehitysehdotukset datan pohjalta
Tekoäly ei ole pakollinen osa automaatiota
Kaikki automaatiot eivät tarvitse tekoälyä. Joskus suurin hyöty syntyy siitä, että tieto liikkuu automaattisesti järjestelmästä toiseen ilman käsityötä.
Tekoälyä kannattaa hyödyntää silloin, kun automaation pitää tulkita, tiivistää, luokitella tai tuottaa sisältöä. Tärkeintä ei ole käyttää tekoälyä mahdollisimman paljon. Tärkeintä on rakentaa ratkaisu, joka säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä.
esimerkkejä automaatioista
Monessa yrityksessä tarjouspyyntöjen käsittely vie yllättävän paljon aikaa.
Tarjouspyyntö saapuu sähköpostiin, liitteet avataan, vaatimukset käydään läpi ja tiedot siirretään käsin tarjouspohjaan.
Automaatio voi lukea tarjouspyynnön, tunnistaa olennaiset tiedot ja muodostaa valmiin tarjousluonnoksen asiantuntijan tarkistettavaksi.
Tällöin aikaa ei käytetä tiedon kopiointiin vaan itse tarjouksen rakentamiseen.
Monessa organisaatiossa raportointiin käytetään joka kuukausi useita tunteja.
Tietoa kerätään eri järjestelmistä, lukuja yhdistellään ja raportteja rakennetaan käsin.
Automaatio voi hakea tiedot esimerkiksi CRM:stä, verkkosivujen analytiikasta, markkinointijärjestelmästä ja taloushallinnosta yhteen näkymään.
Tekoäly voi lisäksi tunnistaa poikkeamia, nostaa esiin tärkeimmät havainnot ja ehdottaa seuraavia toimenpiteitä.
Näin raportti ei jää pelkäksi tilannekatsaukseksi, vaan tukee päätöksentekoa.
Markkinoinnissa suuri osa työstä liittyy tiedon käsittelyyn ja sisällön jatkojalostamiseen.
Automaatio voi esimerkiksi:
+
Kerätä uutisia ja toimialatietoa
+
Muodostaa sisältöideoita
+
tuottaa luonnoksia eri kanaviin
+
Jakaa sisältöä oikeisiin järjestelmiin
+
Raportoida tuloksista automaattisesti
Tekoäly ei korvaa markkinointia, mutta se voi nopeuttaa merkittävästi aikaa vieviä työvaiheita.
Yritykselle oma AI-avusteinen työkalu
Valmiit tekoälytyökalut, kuten ChatGPT, Copilot ja Claude, ovat erinomaisia yleiskäyttöisiä ratkaisuja. Ne eivät kuitenkaan tunne yrityksenne prosesseja, dokumentteja, järjestelmiä tai toimintatapoja samalla tavalla kuin yrityksellenne rakennettu AI-avusteinen työkalu.
Yrityksen oma AI-avusteinen työkalu voidaan suunnitella tukemaan juuri niitä työtehtäviä, joissa syntyy eniten arvoa. Se voi auttaa esimerkiksi tarjouspyyntöjen käsittelyssä, raportoinnissa, tiedonhaussa tai asiakaspalvelussa hyödyntäen yrityksen omia tietolähteitä ja toimintatapoja.
Ratkaisun taustalla voidaan hyödyntää tekoälyä, automaatioita, n8n-työnkulkuja tai räätälöityjä ohjelmistoratkaisuja. Lopputuloksena syntyy työkalu, joka tukee yrityksen omaa arkea ja tekee tekoälystä osan päivittäistä työntekoa.
Keskustellaan yhdessä, voisiko yrityksenne hyötyä omasta AI-avusteisesta työkalusta. Käydään läpi tarpeenne, arvioidaan mahdollisuudet ja katsotaan, millainen ratkaisu palvelisi liiketoimintaanne parhaiten.
Hinta riippuu laajuudesta, mutta useimmiten automaatio maksaa itsensä takaisin säästyneen työajan kautta.
Kuinka nopeasti automaatio voidaan ottaa käyttöön?
Ensimmäiset automaatiot voidaan usein ottaa käyttöön muutamassa viikossa.
Tarvitaanko teknistä osaamista?
Ei. Suunnittelemme, rakennamme ja ylläpidämme ratkaisut puolestasi.
Mitä tekoälyllä voi automatisoida yrityksessä?
Tekoälyllä voidaan automatisoida erityisesti toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, kuten sisällöntuotantoa, tiedon käsittelyä, raportointia ja asiakasviestintää. Usein suurin hyöty syntyy arjen pienistä asioista.
Miten tekoälyn automaatio eroaa perinteisestä automaatiosta?
Perinteinen automaatio toimii ennalta määritellyillä säännöillä. Tekoäly pystyy käsittelemään myös tekstiä, ymmärtämään sisältöä ja tuottamaan uutta. Siksi sitä voidaan käyttää monimutkaisemmissa tehtävissä.
Millaisia asioita voidaan automatisoida kevyesti heti?
Esimerkiksi:
sähköpostien luonnostelu ja vastaukset
raporttien ja yhteenvetojen tekeminen
sisällön ideointi ja kirjoittaminen
asiakaspalautteen analysointi
tiedon kerääminen ja yhdistäminen eri lähteistä
Näissä ei tarvita raskasta projektia, vaan liikkeelle pääsee nopeasti.
Tarvitaanko automaatioihin iso järjestelmä tai integraatio?
Ei välttämättä. Monet automaatiot voidaan toteuttaa kevyesti olemassa olevien työkalujen päälle ilman suuria investointeja tai teknistä projektia.
Kuka yrityksessä vastaa automaatioista?
Automaatioiden suunta ja priorisointi on johdon vastuulla, mutta toteutus tapahtuu usein siellä, missä työtä tehdään. Parhaat tulokset syntyvät, kun nämä kaksi yhdistyvät.
Mitä hyötyä tekoälyn automaatioista saadaan?
Yleisimpiä hyötyjä ovat ajansäästö, työn nopeutuminen ja tasaisempi laatu. Usein vaikutus näkyy nopeasti arjessa, kun manuaalinen työ vähenee.
Mistä tietää, mitä kannattaa automatisoida?
Hyvä lähtökohta on tunnistaa tehtävät, jotka:
toistuvat usein
vievät paljon aikaa
eivät vaadi jatkuvaa harkintaa
Näistä löytyy lähes aina ensimmäiset automaatiokohteet.
Seuraava askel
Jos automaatio on teillä ajankohtainen, seuraava askel on tunnistaa missä siitä syntyy eniten hyötyä.
