AI-assistentti Excel-kaavojen ja taulukkorakenteiden suunnitteluun

Yrityksille toteutettiin AI-assistentti, joka auttaa rakentamaan Excel-taulukoiden rakenteita ja laskentakaavoja sanallisen kuvauksen perusteella. Assistentti soveltuu erityisesti toistuviin raportointi-, seuranta- ja täsmäytystaulukoihin, joiden ylläpito vaatii muuten paljon käsityötä.

Lähtötilanne

Sama vakiorakenteinen Excel-taulukko pitää muodostaa uudelleen esimerkiksi kuukausittain, tai olemassa oleva taulukko on vuosien aikana muuttunut vaikeasti ylläpidettäväksi.

Haasteena ei välttämättä ole itse laskenta, vaan oikeiden kaavojen, riippuvuuksien ja taulukkorakenteen muodostaminen siten, että samaa pohjaa voidaan käyttää luotettavasti myös seuraavalla kerralla.

Tavoitteena oli helpottaa Excel-pohjien rakentamista ilman, että käyttäjän tarvitsee itse hallita kaikkia tarvittavia funktioita ja kaavarakenteita.

Mitä toteutimme?

Rakensimme AI-assistentin, jolle käyttäjä voi kuvailla sanallisesti, mitä taulukolla halutaan laskea tai seurata.

Assistentti:

  • suunnittelee laskentatarpeeseen sopivan taulukkorakenteen
  • muodostaa tarvittavat Excel-kaavat
  • selittää, mitä kukin kaava tekee
  • auttaa rakentamaan laskentalogiikan vaihe vaiheelta
  • ehdottaa rakenteita, joita voidaan käyttää uudelleen seuraavalla raportointikerralla
  • auttaa yksinkertaistamaan käsityötä vaativia olemassa olevia taulukoita

Samaa toimintamallia on rakennettu kahdeksaan eri rooliin ja käyttötarkoitukseen.

Näin ratkaisu toimii

01Käyttäjä kuvailee tarpeen

Käyttäjä kertoo, mitä tietoja taulukossa on ja mitä niiden perusteella pitäisi laskea, vertailla tai seurata.

02AI suunnittelee rakenteen

Assistentti ehdottaa taulukon rakennetta, tarvittavia sarakkeita ja tietojen käsittelytapaa.

03Kaavat muodostetaan

Assistentti tuottaa tarvittavat Excel-kaavat ja selittää niiden toimintalogiikan käyttäjälle.

04Ihminen testaa lopputuloksen

Käyttäjä ottaa rakenteen käyttöön omalla datallaan ja varmistaa, että laskenta toimii halutulla tavalla.

Missä ratkaisua käytetään?

Ratkaisusta on toteutettu versioita esimerkiksi:

  • kuukausittain toistuvien viranomais- ja täsmäytystaulukoiden rakenteisiin ja kaavoihin
  • tuotannon aikataulu-, seuranta- ja kustannuslaskentapohjiin
  • työaikakertymien laskentasääntöihin vuorotyössä
  • kahden listan täsmäyttämiseen ja poikkeamien tunnistamiseen

Mitä jää ihmiselle?

Assistentti auttaa rakentamaan ja selittämään laskentalogiikan, mutta lopullinen vastuu luvuista ja tulosten oikeellisuudesta jää ihmiselle.

Excelin kaavat suorittavat varsinaisen laskennan. Käyttäjän tehtävänä on varmistaa lähtötietojen oikeellisuus, testata muodostettu logiikka ja tarkistaa, että lopputulos vastaa todellista laskentatarvetta.

AI toimii tässä ennen kaikkea Excel-rakenteiden ja laskentalogiikan suunnitteluapuna, ei taloudellisten tai muiden kriittisten lukujen itsenäisenä tarkastajana.

Tekninen toteutus

AI-assistentti
Excel-kaavat ja funktiot
Taulukkorakenteiden suunnittelu
Laskentalogiikan dokumentointi
Roolikohtaiset ohjeistukset
Human-in-the-loop

Onko yrityksessänne vastaava työvaihe?

Jos yrityksessänne on vastaava prosessi tai tekoälyn käyttökohde, voidaan yhdessä selvittää,
miten sitä kannattaisi lähestyä.
Keskustellaan
Arttu

Tutustu aiheeseen tarkemmin

AI StarttiTekoäly yrityksessä
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram