AI-assistentti raakatiedon jäsentämiseen valmiiksi dokumenteiksi

Yrityksille toteutettiin AI-assistentti, joka muuttaa muistiinpanot, poimitut luvut ja hajanaisen lähtötiedon vakiorakenteisiksi dokumenteiksi. Ratkaisu auttaa erityisesti tilanteissa, joissa sisältö on jo olemassa, mutta sen kokoaminen selkeään ja toistettavaan muotoon vie tarpeettomasti aikaa.

Lähtötilanne

Työssä syntyy jatkuvasti tietoa, joka ei vielä ole käyttökelpoisessa muodossa. Lähtöaineistona voi olla esimerkiksi palaverimuistiinpanoja, puhelimessa kirjattuja havaintoja, valmiita raporttilukuja tai hajanaisia tietoja useasta lähteestä.

Varsinainen tieto on jo olemassa, mutta siitä pitää vielä muodostaa selkeä muistio, työmääräys, raportti tai muu vakiorakenteinen dokumentti.

Tavoitteena oli vähentää tiedon uudelleen kirjoittamista ja tehdä dokumenttien rakenteesta yhtenäinen käyttökerrasta toiseen.

Mitä toteutimme?

Rakensimme AI-assistentin, jolle käyttäjä voi antaa raakamuotoisen lähtöaineiston ja määritellä, millainen lopputulos tarvitaan.

Assistentti:

järjestää hajanaisen tiedon selkeäksi kokonaisuudeksi
muodostaa sisällöstä vakiorakenteisen dokumentin
erottaa esimerkiksi päätökset, vastuut, määräajat ja seuraavat toimenpiteet
säilyttää saman dokumenttirakenteen käyttökerrasta toiseen
muuttaa valmiit luvut tai havainnot ymmärrettäväksi tekstiksi
auttaa tunnistamaan puuttuvia tietoja ennen dokumentin viimeistelyä

Samaa toimintamallia on rakennettu 12 eri rooliin ja käyttötarkoitukseen.

Näin ratkaisu toimii

01Raakatieto annetaan assistentille

Käyttäjä antaa esimerkiksi muistiinpanot, luvut, havainnot tai muun hajanaisen lähtöaineiston.

02AI tunnistaa olennaiset tiedot

Assistentti ryhmittelee aineiston ja tunnistaa dokumentin kannalta keskeiset asiat.

03Vakiorakenne muodostetaan

Tieto järjestetään ennalta määriteltyyn muotoon, kuten muistioon, raporttiin, työmääräykseen tai saateasiakirjaan.

04Ihminen tarkistaa sisällön

Käyttäjä varmistaa, että tulkinta, faktat ja lopullinen sisältö vastaavat alkuperäistä aineistoa.

Missä ratkaisua käytetään?

Ratkaisusta on toteutettu versioita esimerkiksi:

palaverimuistiinpanojen muuttamiseen muistioiksi, joissa päätökset, vastuut ja määräajat erotellaan
puhelimessa kirjattujen vikailmoitusten muuttamiseen rakenteisiksi työmääräyksiksi
kuukausiraporttien sanallisen osuuden muodostamiseen valmiista luvuista
hallituksen esityslistojen, taustamuistioiden ja päätösesitysten rakentamiseen
lähetteiden ja saateasiakirjojen muodostamiseen työn lähtötiedoista

Mitä jää ihmiselle?

Ihminen vastaa edelleen sisällöstä ja sen tulkinnasta.

Assistentin tehtävä on antaa tiedolle rakenne ja selkeä esitysmuoto, ei päättää käyttäjän puolesta, mitä esimerkiksi palaverissa tarkoitettiin tai mikä havainto on liiketoiminnan kannalta merkittävä.

Käyttäjä tarkistaa erityisesti:

faktat ja lähtötiedot
tulkinnat
päätökset ja vastuut
määräajat
lopullisen dokumentin sisällön

Tekninen toteutus

AI-assistentti
Raakatiedon jäsentäminen
Dokumenttipohjat ja vakiorakenteet
Roolikohtaiset ohjeistukset
Human-in-the-loop

Onko yrityksessänne vastaava työvaihe?

Jos yrityksessänne on vastaava prosessi tai tekoälyn käyttökohde, voidaan yhdessä selvittää,
miten sitä kannattaisi lähestyä.

Keskustellaan

Tutustu aiheeseen tarkemmin

AI Startti Tekoäly yrityksessä