AI-assistentti tapaamisten valmisteluun ja purkuun

Yrityksille toteutettiin AI-assistentti, joka auttaa valmistautumaan tapaamisiin ja kokouksiin sekä muuttamaan muistiinpanot selkeäksi muistioksi ja toimenpidelistaksi. Assistentti tukee tapaamisen koko elinkaarta valmistelusta jälkihoitoon, mutta jättää sisällön, päätökset ja jatkotoimet ihmiselle.

Lähtötilanne

Tapaaminen tai kokous lähestyy, mutta valmistelu jää helposti viime hetkeen. Agenda, taustatiedot ja tarkistettavat asiat täytyy koota useasta lähteestä.

Tapaamisen jälkeen sama työ jatkuu: muistiinpanot pitäisi muuttaa selkeäksi muistioksi, erottaa päätökset ja jatkotoimet sekä määritellä vastuuhenkilöt ja määräajat.

Tavoitteena oli rakentaa assistentti, joka auttaa sekä ennen tapaamista että sen jälkeen ja tekee prosessista yhdenmukaisemman.

Mitä toteutimme?

Rakensimme AI-assistentin, joka auttaa muodostamaan tapaamisen valmistelurungon ja käsittelemään muistiinpanot tapaamisen jälkeen.

Assistentti:

muodostaa agendan tapaamisen tavoitteen perusteella
kokoaa valmisteluun tarvittavan tarkistuslistan
auttaa tunnistamaan olennaiset taustatiedot ja avoimet kysymykset
muuttaa muistiinpanot rakenteiseksi muistioksi
erottaa päätökset, vastuuhenkilöt ja määräajat
muodostaa toimenpidelistan
luonnostelee tarvittaessa tapaamisen jälkeisen follow-up-viestin
auttaa muodostamaan seuraavan tapaamisen agendan aikaisemman muistion perusteella

Samaa toimintamallia on rakennettu neljään eri rooliin ja käyttötarkoitukseen.

Näin ratkaisu toimii

01Tapaaminen valmistellaan

Käyttäjä antaa tapaamisen tavoitteen, osallistujat ja olennaiset taustatiedot.

02AI muodostaa valmistelurungon

Assistentti ehdottaa agendaa, tarkistuslistaa ja kysymyksiä, jotka kannattaa käydä läpi tapaamisessa.

03Muistiinpanot jäsennetään

Tapaamisen jälkeen käyttäjä antaa muistiinpanot assistentille, joka muodostaa niistä muistion ja toimenpidelistan.

04Ihminen vahvistaa jatkotoimet

Käyttäjä tarkistaa päätökset, vastuuhenkilöt, määräajat ja lähettää tarvittavat jatkoviestit.

Missä ratkaisua käytetään?

Ratkaisusta on toteutettu versioita esimerkiksi:

asiakastapaamisten valmisteluun, kuten agendojen, taustojen ja tarkistuslistojen muodostamiseen
kokousmuistiinpanojen muuttamiseen muistioiksi ja toimenpidelistoiksi
vastuuhenkilöiden ja määräaikojen jäsentämiseen
viikkopalaverien esityslistojen muodostamiseen aikaisempien muistioiden ja viikon tapahtumien perusteella
tapaamisten jälkeisten follow-up-viestien luonnosteluun

Mitä jää ihmiselle?

Ihminen vastaa siitä, mitä tapaamisessa todella tapahtui ja mitä sovittiin.

Käyttäjä tarkistaa erityisesti:

päätökset
vastuuhenkilöt
määräajat
tulkinnat
jatkotoimenpiteet
ulospäin lähetettävät viestit

AI-assistentti auttaa valmistelussa, jäsentämisessä ja dokumentoinnissa, mutta ei päätä kokouksen sisältöä tai jatkotoimia käyttäjän puolesta.

Tämä käyttötapaus toimii hyvin myös ensimmäisenä AI-assistenttina organisaatiossa, koska tapaamisten valmistelu ja purku ovat useimmille tuttuja työvaiheita ja toimintamalli voidaan opetella yhden yhteisen käyttötapauksen kautta.

Tekninen toteutus

AI-assistentti
Agendojen ja tarkistuslistojen muodostaminen
Muistiinpanojen jäsentäminen
Toimenpidelistat
Follow-up-viestien luonnostelu
Roolikohtaiset ohjeistukset
Human-in-the-loop

Onko yrityksessänne vastaava työvaihe?

Jos yrityksessänne on vastaava prosessi tai tekoälyn käyttökohde, voidaan yhdessä selvittää,
miten sitä kannattaisi lähestyä.

Keskustellaan

Tutustu aiheeseen tarkemmin

AI Startti Tekoäly yrityksessä