AI-assistentti vastausviestien luonnosteluun

Yrityksille toteutettiin AI-assistentti, joka auttaa muodostamaan tarjous- ja myyntidokumenttien rungon valmiin laskennan pohjalta. Assistentti muotoilee teknisen sisällön asiakkaalle ymmärrettäväksi, noudattaa yrityksen omaa tyyliä ja nostaa esiin mahdollisesti puuttuvia tietoja.

Lähtötilanne

Tarjouspyyntö on saapunut ja määrälaskenta tai muu tekninen laskenta on jo tehty. Seuraavaksi tulokset pitää kuitenkin muotoilla asiakkaalle lähetettäväksi selkeäksi ja vakuuttavaksi tarjousdokumentiksi.

Työ vaatii teknisen tiedon sanallistamista, dokumentin rakenteen muodostamista ja sen varmistamista, että tarjouksessa käsitellään kaikki olennaiset asiat.

Tavoitteena oli nopeuttaa tätä vaihetta ilman, että tekoäly osallistuu hinnoitteluun tai tekee kaupallisia päätöksiä.

Mitä toteutimme?

Rakensimme AI-assistentin, joka muodostaa annetun lähtöaineiston perusteella tarjous- tai myyntidokumentin rungon yrityksen määrittelemällä tyylillä.

Assistentti:

muodostaa tarjousdokumentin rakenteen
sanallistaa teknisen sisällön asiakkaalle ymmärrettävään muotoon
mukauttaa tekstin yrityksen omaan tone of voiceen
auttaa tunnistamaan puuttuvia tai epäselviä tietoja
nostaa esiin asioita, jotka kannattaa tarkistaa ennen dokumentin lähettämistä

Samaa toimintamallia on rakennettu kahdeksaan eri rooliin ja käyttötarkoitukseen.

Näin ratkaisu toimii

01Lähtötiedot tuodaan assistentille

Käyttäjä antaa valmiin laskennan, tarjouspyynnön tai muun dokumentin pohjaksi tarvittavan aineiston.

02AI muodostaa rakenteen

Assistentti tunnistaa olennaiset tiedot ja muodostaa niiden perusteella yrityksen tyyliin sopivan dokumenttirungon.

03Sisältö viimeistellään

Tekniset tiedot muutetaan asiakkaalle ymmärrettäväksi tekstiksi ja mahdolliset puutteet nostetaan käyttäjän tarkistettavaksi.

04Ihminen tarkistaa ja viimeistelee

Käyttäjä määrittää hinnoittelun, kaupalliset ehdot ja hyväksyy lopullisen dokumentin.

Missä ratkaisua käytetään?

Ratkaisusta on toteutettu versioita esimerkiksi:

tarjousdokumenttien tekstiosuuksien muodostamiseen valmiin laskennan pohjalta
tarjouspyyntöjen laatimiseen toimittajille
saapuneiden tarjousten vertailun tueksi
rahoitus- ja tukihakemusten runkojen muodostamiseen
sijoittajamateriaalien valmisteluun
pitkien tarjouspyyntöjen ja sopimusluonnosten ydinkohtien tunnistamiseen
vastapuolelle esitettävien tarkentavien kysymysten muodostamiseen

Mitä jää ihmiselle?

AI-assistentti ei tee tarjouksen kaupallisia päätöksiä.

Ihmiselle jäävät esimerkiksi:

hinnoittelu
kaupalliset ehdot
lopulliset lupaukset
teknisten tietojen oikeellisuuden varmistaminen
tarjouksen hyväksyminen

Varsinainen laskenta tehdään edelleen esimerkiksi Excelissä tai yrityksen käyttämässä laskentajärjestelmässä. AI:n tehtävänä on auttaa muuttamaan valmis tieto laadukkaaksi asiakasdokumentiksi.

Tekninen toteutus

AI-assistentti
Yrityskohtainen tone of voice
Dokumenttien analysointi
Roolikohtaiset ohjeistukset
Human-in-the-loop

Onko yrityksessänne vastaava työvaihe?

Jos yrityksessänne on vastaava prosessi tai tekoälyn käyttökohde, voidaan yhdessä selvittää,
miten sitä kannattaisi lähestyä.

Keskustellaan

Tutustu aiheeseen tarkemmin

AI Startti Tekoäly yrityksessä