Jokainen rakennuskohde tuo mukanaan arkkitehdin laatiman tuoteluettelon: satoja rivejä mittoja, materiaaleja, luokituksia ja kappalemääriä. Luettelo tulee PDF:nä, ja jokaisella arkkitehtitoimistolla on oma tapansa asetella se. Yhdellä tiedot ovat riveillä, toisella sarakkeissa, kolmannella jokainen tuote on omalla piirustussivullaan.

Aiemmin luettelo siirrettiin käsin yrityksen omaan Excel-pohjaan. Työ vei aikaa [asiakkaan arvio: x tuntia per luettelo] ja oli yksitoikkoista. Virheet huomattiin usein vasta hinnoittelussa tai valmistuksessa. Aika oli silti pienempi ongelma kuin luottamus: kun 250 rivin luettelosta puuttui kolme riviä, kukaan ei huomannut sitä ennen kuin oli myöhäistä.

Tavoitteena oli saada luettelot Exceliin ilman käsityötä ja samassa muodossa arkkitehdista riippumatta. Tulokseen piti myös voida luottaa ilman, että joku laskee rivit uudelleen.

Rakensimme automaation, joka seuraa Google Drive -kansiota, purkaa sinne pudotetut luettelot ja tallentaa valmiin Excelin samaan kansioon.

Mitä automaatio tekee. Kullekin tunnetulle arkkitehtiasettelulle on oma sääntöpohjainen tulkintapohja. Se lukee PDF:n sivugeometriaa, siis sarakkeiden sijaintia, viivoja ja otsikoita, eikä arvaa mitään. Tässä osassa ei ole tekoälyä lainkaan. Siksi se on nopea ja tuottaa joka kerta saman tuloksen.

Mitä tekoäly tekee. Kun vastaan tulee arkkitehti, jonka asettelua ei tunneta, automaatio johtaa ensin sarakeruudukon PDF:n viivoista. Sitten se pyytää kielimallia kertomaan, mikä sarake vastaa mitäkin tarjouslaskennan kannalta olennaista kenttää. Tekoälyn vastuu on rajattu tarkasti: se ehdottaa kenttien vastaavuuden, ei muuta.

Miten tulos varmistetaan. Ehdotus ei mene läpi ilman todistetta. Automaatio laskee puretut kappalemäärät ja vertaa niitä luettelon itsensä tulostamiin välisummiin ja loppusummaan. Jos asiakas on toimittanut aiemmin täytetyn mallitiedoston, tulosta verrataan siihen rivi riviltä. Kenttä, jota ei voida todentaa, pudotetaan pois. Sitä ei tallenneta luottamuksen varassa. Vasta hyväksytty tulkinta tallennetaan pohjaksi, jota käytetään seuraavilla kerroilla ilman tekoälyä.

Alle minuutti per luettelo. Kymmensivuinen, 253-rivinen luettelo puretaan tuotannossa 49 sekunnissa. Aiemmin sama työ tehtiin käsin.

Uusi arkkitehti opitaan 58 sekunnissa. Aiemmin uuden asettelun tulkintapohja vaati 1–3 tunnin asiantuntijatyön. Nyt automaatio johtaa sen itse ja todentaa tuloksen ennen käyttöönottoa.

Tulokseen voi luottaa. Puretut kappalemäärät täsmäsivät luettelon omaan loppusummaan, 409 kappaleeseen, ja jokaiseen kahdestakymmenestä välisummasta. Automaatio ei raportoi "valmis", ellei se pysty osoittamaan sitä.

Vähemmän käsityötä ja nopeampi prosessi olivat odotettuja hyötyjä. Suurin muutos on kuitenkin se, että virheet löytyvät nyt automaattisesti ennen tarjouslaskentaa, eivät sen jälkeen.

Tärkein oppi koski tarkistamista. Automaation on todistettava tuloksensa jollakin, mitä se ei ole itse tuottanut, ja tässä se tarkoittaa luettelon omia summia. Kehitystyön aikana löysimme useita kohtia, joissa tarkistus olisi mitannut vain omaa tulostaan ja näyttänyt siksi aina hyvältä.